Organisasi sebetulnya adalah suatu makhluk hidup. Mengapa? Karena organisasi adalah kumpulan manusia. Manusia yang bersatu untuk mencapai tujuan. Oleh karena itu kita tidak bisa memandang organisasi sebagai benda mati yang bisa diperlakukan seenaknya. Diperlukan suatu perawatan khusus agar organisasi tetap hidup dan berkembang.
Berangkat dari pemikiran itu, prinsip-prinsip manajemen organisasi sesungguhnya adalah manajemen orang-orang didalamnya. SDM merupakan faktor paling penting dalam keberlangsungan hidup organisasi. Manusia adalah pendiri, perancang, pekerja, pengamat, pengkritik, pemutus suatu organisasi. Tanpa mereka tidak ada organisasi. Oleh karena itu konsep manajemen organisasi ideal haruslah berpusat pada manusia. Setidaknya ada tiga hal yang merupakan prinsip pokok dalam manajemen,
Organisasi sebetulnya adalah suatu makhluk hidup. Mengapa? Karena organisasi adalah kumpulan manusia. Manusia yang bersatu untuk mencapai tujuan. Oleh karena itu kita tidak bisa memandang organisasi sebagai benda mati yang bisa diperlakukan seenaknya. Diperlukan suatu perawatan khusus agar organisasi tetap hidup dan berkembang.
Berangkat dari pemikiran itu, prinsip-prinsip manajemen organisasi sesungguhnya adalah manajemen orang-orang didalamnya. SDM merupakan faktor paling penting dalam keberlangsungan hidup organisasi. Manusia adalah pendiri, perancang, pekerja, pengamat, pengkritik, pemutus suatu organisasi. Tanpa mereka tidak ada organisasi. Oleh karena itu konsep manajemen organisasi ideal haruslah berpusat pada manusia.
Setidaknya ada tiga hal yang merupakan prinsip pokok dalam manajemen, yakni planning, actuating, dan controlling. Prinsip-prinsip pokok ini harus dilakukan dengan melibatkan organ-organ dalam organisasi.
1. Planning
Planning/perencanaan adalah hal utama yang harus dilakukan dalam manajemen. Perencanaan yang baik adalah perencanaan yang “begin from the end”. Kita tetapkan tujuan bersama yang ingin dicapai. Tujuan adalah pelita yang menunjukkan jalan bahkan di kegelapan malam. Tetapkan visi dan misi organisasi. Yang penting adalah penetapan tujuan, visi, dan misi organisasi ini harus dilakukan bersama-sama. Minimal tidak dilakukan sendirian. Memang pada umumnya sebuah organisasi didirikan dengan seorang/beberapa tokoh kunci sebagai pemberi konsep. Tetapi konsep itu mutlak harus diketahui oleh tiap orang dalam organisasi agar terdapat kesamaan persepsi. Konseptor tidak mungkin berjalan sendirian dalam perjalanan organisasi. Jangan ragu dalam menetapkan tujuan, visi, dan misi. Seorang yang bermimpi besar dan berusaha keras mewujudkannya namun tidak bisa lebih baik daripada orang yang bermimpi kecil dan bisa mewujudkannya. Walaupun tidak dicapai, dengan bermimpi besar maka langkah kita pun akan besar. Lagipula orang yang bermimpi besar dalam pencapaiannya melebihi orang yang bermimpi kecil.
2. Actuating
Actuating/pelaksanaan adalah roh dari organisasi. Hanya omong kosong jika perencanaan tidak diikuti dengan aksi yang sesuai. Implementasi adalah sama pentingnya dengan perencanaan. Tanpa pelaksanaan yang baik rencana akan hancur berantakan tanpa sempat mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu adanya pendelegasian yang tepat untuk suatu tugas tertentu. Serahkanlah suatu hal pada ahlinya. Jika ditangani ahlinya tentu suatu persoalan akan selesai lebih cepat dan hasilnya pun baik. Untuk menunjuk orang yang tepat di tempat yang tepat perlu adanay komunikasai terus menerus antara anggota organisasi. Dengan adanya komunikasi dan silaturahmi, kompetensi seseorang seringkali akan dapat diketahui. Selain itu komunikasi sangat penting dilakukan antara planner dan actuator. Komunikasi penting untuk menyelaraskan antara keinginan perencana dengan pelaksana. Agar tidak terjadi kesalahpahaman yang dapat mengganggu jalannya organisasi Rencana bisa berubah di tengah jalan jika ternyata pada pelaksanaannya terdapat situasi yang mendesak. Oleh karena itu pelaksanaan haruslah bersifat fleksibel tanpa keluar dari jalur tujuan yang hendak dicapai. Orang mengatakan ‘banyak jalan menuju ke Roma’. Begitupun dengan action(pelaksanaan), ia harus bisa menyesuaikan dengan situasi dan kondisi. Bukan mengalir dengan arus bukan pula melawan arus tetapi berusaha membelokkan arus perlahan-lahan ke arah yang kita kehendaki.
3. Controlling
Controlling adalah kunci dalam manajemen. Walaupun pendelegasian adalah hal yang mutlak dalam organisasi, tetapi pendelegasian bukanlah berarti menyerahkan segala urusan tanpa kendali. Seorang yang buta niscaya akan dapat berjalan dengan normal jika diberitahu jalan yang harus dilewatinya. Begitupun orang-orang dalam organisasi, seburuk-buruknya sistem manajemen jika ada kontrol dan umpan balik yang rutin dilakukan maka hasilnya masih dapat diterima. Haruslah ada sistem reward and punishment dalam manajemen organisasi. Orang yang berprestasi patut diberi penghargaan dan sebaliknya orang yang melakukan kesalahan sebaiknya diingatkan untuk tidak mengulangi kesalahannya. Ini penting sebab sistem ini akan memacu orang-orang dalam organisasi untuk mengeluarkan kemampuan terbaiknya karena merasa dihargai. Hargai prestasi sekecil apapun dan jangan biarkan kesalahan sekecil apapun. Segala sesuatu yang besar dimulai dari yang kecil. Kita harus tegas dalam hal ini. Ini semua dilakukan agar pelaksanaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Tidak melenceng dari sasaran apalagi menetapkan sasaran seenaknya.
Tetapi ada hal yang penting namun seringkali terlewatkan oleh banyak manajer organisasi. Yakni pentingnya menyentuh hati manusia dengan hati lagi. Ya, cinta seringkali dilupakan dalam manajemen organisasi. Ada dua hal yang bisa membuat orang total dalam suatu hal, yakni adanya keuntungan dan cinta. Orang bilang cinta itu buta. Jika orang telah merasakan cinta dia akan melupakan kelelahan, kesusahan, penderitaan yang diperoleh dan akan mencurahkan segenap waktunya untuk hal yang dicintainya. Jangan ragu-ragu bagi manajer utnuk melakukan pendekatan personal untuk orang-orang dalam organisasi seperti menjenguk jika ada yang sakit, menanyakan kabar, memberi hadiah, melontarkan pujian, dan sebagainya. Perhatikan kebutuhannya dan berempatilah terhadap kesusahannya. Hal-hal ini mungkin kedengarannya remeh tetapi sebenarnya ini solusi yang jitu bagi manajemen organisasi. Cinta akan menjadi perekat yang sangat kuat bagi keutuhan organisasi.
4. Bentuk – bentuk Organisasi
Ada beberapa bentuk berbeda dari struktur organisasi dalam sebuah tim. Tim yang sudah terorganisir dan tersturktur dengan baik sangatlah penting, karena akan mengarahkan tim tersebut menjadi sebuah tim yang ahli dan cakap dalam bekerja. Pengambilan keputusan dalam sebuah tim bergantung pada bagaimana cara tim tersebut akan bekerja bersama. Macam-macam bentuk organisasi tersebut adalah:
1. Democratic Decentralized (DD)
Tidak memiliki pemimpin yang permanen.
Koordinator dipilih untuk menangani suatu tugas yang harus diselesaikan.
Koordinator pun bisa berubah/diganti bila ada perubahan dalam pekerjaan (task).
Keputusan yang dibuat harus berdasarkan konsensus kelompok, bukan hanya wewenang satu orang saja.
Komunikasi sangatlah penting karena setiap individu harus benar-benar paham akan segala sesuatu yang harus ditangani / dikerjakan.
Sifat komunikasi antar anggota di sini adalah komunikasi horizontal, karena tidak ada istilah pimpinan dan bawahan dalam bentuk organisasi ini.
2. Controlled Decentralized (CD)
Memiliki satu pemimpin utama yang menangani dan mengkoordinir tugas-tugas utama.
Terdapat pemimpin-pemimpin sekunder yang dipilih pemimpin utama untuk mengkoordinir dan menangani sub-sub tugas yang dibagi berdasarkan kebijakan pemimpin utama.
Pemimpin sekunder ini menjadi koordinator dalam sub-sub group yang dibentuk berdasarkan pembagian tugas.
Pengambilan keputusan dilakukan secara bersama-sama antar anggota dalam masing-masing sub group. Sedangkan pengambilan keputusan antar group diputuskan oleh pemimpin utama.
Komunikasi juga tetap diperlukan dalam satu sub group. Komunikasi dilakukan secara horizontal antar anggota dalam satu sub group. Tetapi terjadi komunikasi vertikal antara sub-sub kelompok dengan pemimpin utama tim.
3. Controlled Centralized (CC)
Hanya ada pimpinan utama tim di sini, semua tugas dikoordinir dan ditangani langsung oleh pimpinan utama.
Semua pengambilan keputusan terhadap suatu masalah berada di tangan pimpinan utama.
Pimpinan utama ini pula yang menentukan anggota kelompok mana yang harus bekerja dan tidak bekerja.
Semua komunikasi tim harus melalui pimpinan utama. Karena itu sifat komunikasi dalam bentuk organisasi ini hanya bersifat vertikal.
2. Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan dalam menentukan atau merancanakan bentuk organisasi yang akan digunakan :
· Seberapa sulit masalah tersebut dipecahkan?
Akan lebih mudah bila masalah yang sudah pernah dihadapi ditangani oleh orang yang berpengalaman di bidangnya. Namun bila masalah tersebut agak sulit, maka akan lebih baik bila ditangani secara bersama-sama.
· Seberapa besar masalahnya?
Dapat diukur dari jumlah pekerjaan atau function point yang diperlukan dalam proyek tersebut. Semakin besar ukurannya, maka semakin memerlukan organisasi yang kuat dalam tim.
· Berapa lama tim ini akan bekerja bersama?
Ditentukan dari jumlah waktu yang diminta untuk dapat menyelesaikan proyek ini. Bisa dalam hitungan minggu, bulan, atau bahkan tahun.
· Dapatkah proyek tersebut dibagi dalam beberapa bagian yang lebih kecil?
Bila suatu proyek dapat dibagi menjadi modul-modul yang lebih kecil, maka komunikasi antar anggota dalam kelompok tidak terlalu dibutuhkan. Namun, bila proyek tersebut sangat rumit dan tidak bisa dibagi dalam modul-modul yang lebih sederhana, maka komunikasi antar anggota akan sangat diperlukan.
· Seberapa spesifik kualitas dan ketahanan uji sebagai syaratnya?
Bila beberapa bagian bergantung pada bagian yang lain, maka kebutuhan untuk masing-masing bagian harus didefinisikan secara spesifik.
· Seberapa ketat deadline yang diberikan untuk menyelesaikan proyek tersebut?
Bila batas atau tenggat waktu yang diberikan sangat ketat (tidak boleh molor) maka struktur organisasinya harus sangat kuat. Komunikasi juga akan semakin banyak diperlukan.
· Seberapa banyak komunikasi yang diperlukan antar anggota dalam proyek tersebut?
Bila tidak membutuhkan komunikasi yang terlalu banyak, maka bentuk Controlled Centralized yang paling cocok.
3. Ada pola / pakem lain dalam struktur organisasi sebuah tim. Pola tersebut merupakan paradigma-paradigma berikut :
· Paradigma tertutup membentuk sebuah tim di sepanjang hierarki otoritas tradisional. Mirip dengan bentuk Controlled Centralized. Bekerja dengan baik pada saat mengerjakan proyek yang serupa atau pernah ditangani sebelumnya. Tetapi tim menjadi kurang inovatif.
· Paradigma terbuka cenderung membentuk tim dengan cara tertentu sehingga tercapai banyak kontrol yang berhubungan dengan paradigma tertutup, tetapi sekaligus juga banyak inovasi pada saat menggunakan paradigma random. Kerja dilakukan secara kolaboratif dengan komunikasi yang sarat serta konsensus yang didasarkan pada pengambilan keputusan.
· Paradigma random membentuk sebuah tim secara longgar dan tergantung pada inisiatif individual anggota tim. Merupakan gabungan anatara paradigma tertutup dan paradigma terbuka. Pada saat membutuhkan inovasi, tim ini akan unggul. Tetapi tim semacam ini akan kesulitan bila kerjanya ditentukan pada aturan tertentu.
· Paradigma sinkron bertumpu pada penggolongan alami dari suatu masalah serta mengorganisasi anggota tim untuk bekerja pada bagian-bagian kecil masalah dengan komunikasi aktif di antara mereka sendiri.
NAMA : N.RIZQI.CAHAYDI
NPM : 20208760
KELAS :2EB03
BAB III
